Worauf es beim Startup-Büro ankommt

Startup-BüroLuxuriös muss das erste Startup-Büro nicht sein - aber ausbaufähig. Foto: Pixabay/StockSnap/CC0

Das erste Startup-Büro ist ein wichtiger Schritt in der Unternehmensentwicklung. Worauf sollte man achten? Und welche Fehler beim Anmieten eigener Räume vermeiden?

Startups und Unternehmensgründer fangen häufig in der heimischen Garage oder im Wohnzimmer an. Später wechseln sie bei Bedarf  über eines der deutschlandweit tätigen Unternehmen wie Design Office, Regus, ShareDnC oder Mindspace  einen Co-working-Platz oder gelegentlich einen Besprechungsraum an, wenn die breit verstreut arbeitenden Mitarbeiter zusammenkommen sollen. Auch manche ländliche Gemeinde bietet solche Möglichkeiten. Im Regiobüro in Ühlingen-Birkendorf etwa können kurzzeitig Räume für wenig Geld gemietet werden.

Doch irgendwann braucht es vielleicht doch ein eigenes Büro, etwa wenn gewisse buchhalterische Arbeiten anfallen und eine größere Gruppe von Mitarbeitern häufiger oder regelmäßig zusammenarbeiten soll. Wenn eine solche Entscheidung gefallen ist, dann rät Oliver Braun, Steuerberater bei dem auf den Mittelstand spezialisierten Beratungsunternehmen Ecovis, zu professionellem Vorgehen.

Steuerberater als erster Helfer

„Da muss man sich Zeit nehmen und Geduld haben und nichts überstürzen“, meint er. „Erster Ansprechpartner sollte der Steuerberater sein“, fügt er hinzu. Der hat nämlich oft nicht nur Mandanten, die mögliche Vermieter von Büroraum sein könnten. Er achtet auch darauf, dass man nicht in rechtliche Fallen tappt. Wichtig ist etwa die Klärung von Haftungsfragen. Wer ist Mieter? Wer haftet? Ist Untervermieten erlaubt? Das alles sind Fragen, die vorher geklärt sein sollten. Dabei geht es etwa auch um die Organisationsform des Unternehmens: Personengesellschaft mit entsprechender Haftung oder GmbH?

Auch das Anmieten eines Büros selbst ist oft nicht unproblematisch. Objekte in Top-Lagen sind schwer zu bekommen. Allerdings werden sie von den meisten Gründern oder Jungunternehmern auch gar nicht gesucht. Häufig bieten Universitäten, die nicht selten am Anfang von Gründungen stehen, Gründerzentren oder Working spaces mit flexiblen Regelungen an, etwa hinsichtlich der Mietdauer. Sehr hilfreich bei der Suche nach Büroräumen sind auch persönliche Netzwerke oder soziale Medien wie Xing und Facebook. Büroflächen-Suchmaschinen wie Skepp können interessant sein, bieten aber häufig das an, was sonst nicht wegging auf dem Markt.

Flächen im Startup-Büro nicht zu knapp kalkulieren

Vom Kauf eines Büros rät Braun in einer solchen Phase ab. „Das ist meist problematisch, weil neben den Kosten in der Startup-Phase auch noch Kreditkosten anfallen und steuerliche Fragen zu klären sind.“ Dagegen rät er bei der Wahl des ausgesuchten Objekts eher zur Großzügigkeit.

„Mindestens die Hälfte meiner Mandanten kalkuliert zu knapp“, berichtet Braun. Aus seiner Sicht ist es gut, „Platzreserven zu haben“. Denn ein abermaliger Umzug kostet Zeit, Geld und ist aufwendig. Viele Vermieter hielten auch Kapazitäten vor. Entscheidend sei die Kommunikation. Wer mit dem Vermieter offen und ehrlich rede, der profitiere davon häufig. Viele Vermieter hätten dann auch Verständnis für Probleme, die auftauchten. Und: „Sie haben großes Interesse an einem seriösen Mieter.“

Warum nicht beim Kunden unterkommen?

Generell raten Experten zur Geduld bei der Suche nach Büroräumen. Man solle nicht gleich das erstbeste Angebot wählen. Die Lösung sei oft naheliegend: Warum nicht bei einer Firma unterkommen, die noch Kapazitäten hat? Warum nicht beim Hauptauftraggeber? Das kann oft sinnvoll sein, weil dann die Wege kurz sind und so die Zusammenarbeit erleichtert wird.

Allerdings ist auch hier Reden eher Gold: Es muss vorher schon genau geklärt werden, wie bei einem solchen Startup-Büro Daten- und Vertrauensschutz gegenüber anderen Klienten sichergestellt werden. Es wäre höchst kontraproduktiv, wegen einer übereilten Entscheidung Kunden zu verlieren.

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