Im Büro der Zukunft – flexibel, aber nicht allein

Büro der ZukunftIm Büro der Zukunft braucht es Raum für Teamarbeit. Foto: CC0

Das Büro der Zukunft wird flexibler. Es gibt mehr Freiräume. Wo der Laptop steht, ist oft egal. Das Beratungsunternehmen Sybit aus Radolfzell ist ein Beispiel dafür.

Beim Thema Digitalisierung denken die meisten Menschen an menschenleere Fabriken, in denen Roboter oder Computer die Produktion steuern. Doch auch im Büro vollziehen sich tief greifende Änderungen. In manchen Unternehmen haben nicht einmal mehr Chefs einen eigenen Schreibtisch.

Traditionelle Strukturen verschwinden im Büro der Zukunft. Mitarbeiter sitzen zunehmend am häuslichen Schreibtisch oder in einem Coworking Space. Die Arbeitszeiten werden flexibler, die Hierarchien flacher, die Mobilität nimmt zu: Wo man seinen Laptop anwirft, ist schließlich egal.

„Wir bieten unseren Mitarbeitern die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten“, sagt Birgit Beierer, Mitglied der Geschäftsleitung des Radolfzeller IT-Beratungsunternehmens Sybit. In dem Betrieb mit 160 Mitarbeitern gibt es viele Arbeitsmodelle. Angesichts des Fachkräftemangels seien Mitarbeiter heute „oft nicht mehr bereit, an den Arbeitsort zu ziehen“, berichtet sie.

Auch Arbeitsplätze in Coworking Spaces werden angemietet

Wer zu Hause kein Büro hat, für den mietet das Unternehmen bei Bedarf sogar Arbeitsplätze in Coworking Spaces an, die die Arbeitnehmer dann flexibel nutzen können – ohne in die Firma fahren zu müssen. „Das ist auch für uns von Vorteil. Wir müssen weniger Büroraum anmieten“, sagt Beierer. Um regelmäßige Kommunikation sicherzustellen, wird bei Sybit „mit Lösungen für Online-Besprechungen oder Projekt­management gearbeitet“, fügt sie hinzu.

Heißt das in der Konsequenz, dass künftig ein Großteil der Beschäftigten allein vor sich hin werkelt? Zu Hause, im Café oder am See? Und die Kommunikation nur noch elektronisch stattfindet? Nein, glaubt Zukunftsforscher Matthias Horx: „Viele genießen diese Flexibilität. Allein sein wollen sie deshalb aber nicht.“

Büro der Zukunft heißt Raum für Teamarbeit

Das beobachtet auch Udo-Ernst Haner, Teamleiter „Information Work Innovation“ beim Stuttgarter Fraunhofer IAO, der sich seit mehr als 20 Jahren im Rahmen des Projekts „Office 21“ mit dem Thema „Büro der Zukunft“ beschäftigt. „Trotz aller Individualität und Änderungen wollen Menschen auch Teil einer Gruppe sein. Daher hat sich Coworking zunächst mit Blick auf Selbstständige und Freelancer entwickelt. Auch hier wirken sich Austausch und Zusammenarbeit auf die Qualität der Lösungen und der Innovationshöhe aus.“

Er fügt hinzu: „Wir brauchen auch künftig Büros, aber wir werden sie anders nutzen, denn der Tätigkeitsschwerpunkt darin verschiebt sich.“ Alleinarbeit könne man eher von zu Hause aus erledigen, Büros würden verstärkt für Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt, meint Haner. Im Rückblick sagt er: „Manches ist so eingetreten, wie es die ersten Szenarien dargestellt haben, manches nicht. Manches kam schneller, manches langsamer. Aber ein zentraler Aspekt dieser Szenarien, nämlich der der Flexibilisierung der Arbeit, ist eingetreten – im zeitlichen Sinn hinsichtlich des Arbeitsortes und auch strukturell, nämlich, was die Aufweichung der Hierarchien anbelangt.“

Auch bei Sybit gehörten persönliche Treffen unbedingt dazu

Auch bei Sybit hat das Büro nicht ausgedient. Die Mitarbeiter arbeiten vermehrt in Projekt-Teams. Absprachen und gemein­same Planung sind wichtiger Bestandteil ihres Arbeitsalltags, zu dem selbstverständlich auch persönliche Treffen gehören. „Es ist sehr wichtig, dass die Team­mitglieder sich in regelmäßigen Abständen auch sehen“, erklärt Beierer. „Wen man nicht sieht, der wird nicht als Teil des Teams wahrgenommen, das haben psychologische Studien gezeigt.“

Wie sieht das Büro der Zukunft nun aus? Es brauche „mehr Vielfalt, um Innovationen zu befördern, auf der personell-organisatorischen, auf der technologischen, aber auch auf räumlicher Ebene. Das Büro wird einer Wohnung ähnlicher, in der es Räume für Geselligkeit wie das Wohnzimmer gibt, Räume mit besonderer Infrastruktur wie die Küche oder auch Räume, in die man sich zurückzieht, wie das Schlafzimmer“, erklärt Haner.

Bei Sybit gibt es Konferenzräume, kleinere Arbeitszonen für konzentriertes Arbeiten und Besprechungszonen, Raum für einen Plausch im Sessel, wo oft die besten Ideen entstehen. „Routinearbeiten werden automatisiert und etwa durch künstliche Intelligenz übernommen. Die digitale Transformation zwingt uns dazu, uns auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung und mit deutlicher Innovationsorientierung zu konzentrieren“, sagt Haner.

Für kreative Lösungen braucht es Platz und Zeit

„In der Wissenschaft müssen wir uns mehr Zeit für den Austausch mit unterschied­lichen Kooperationspartnern und die kreative Suche nach guten Lösungen nehmen.“ Wichtig sei dabei, dass die Mitarbeiter mitgenommen werden. Denn die Menschen sind bei Veränderungen erst mal skeptisch. Zentral sei es, „dass Mitarbeiter in einen Veränderungsprozess von Anfang an eingebunden werden, es Vorher-nachher-Evaluationen gibt, dass Lösungen wieder angepasst werden. Nur so kann man Mitarbeiter für das Neue begeistern, sie motivieren und schließlich einen Produk­tivitätssprung erreichen“, erklärt Haner.

„Diese Veränderungen bieten viele Chancen für Unternehmen aller Größen, in Berlin und auf der Alb“, ist er überzeugt. Das bestätigt auch Beierer: „Unser Modell spricht sich herum und ist für uns ein Wettbewerbsvorteil. Nur so haben Mittelständler außerhalb der großen Ballungszentren heute eine Chance auf dem Arbeitsmarkt.“

Noch mehr Innovationen...

Ideenwerkbw.de Newsletter

Einmal pro Woche die neuesten Startup-News!

NEWSLETTER